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     रक्षा लेखा नियंत्रक गुवाहाटी के मुख्य कार्यालय के विभिन्न अनुभागों द्वारा किए जाने वाले कार्य:-

    क्रम संख्या

    अनुभाग

     

    विभिन्न अनुभागों द्वारा किए जाने वाले कार्यों का संक्षिप्त ब्यौरा

    01.

    अभिलेख अनुभाग

    1) आने वाली डाक को प्राप्त करना, रजिस्टर मे चढ़ाना और बांटना तथा साप्ताहिक बकाया कार्य की सूचियाँ तैयार करना;

    2) पत्राचार, परिपत्र आदि की स्वच्छ प्रतियाँ टाइप/साइक्लोस्टाइल करना;  

    3) बाहर जाने वाली डाक भेजना;

    4) कार्यालय के पुस्तकालय को व्यवस्थित रखना;

    5) स्टेशनरी और फार्मो की मांग करना, उनकी प्राप्त करना तथा बितरित करना और इसके अधीन रखी जा रही स्टेशनरी और फार्मो के स्टाक का हिसाब रखना;

    6) रिकार्ड को प्राप्त करना, उसकी सूची बनाना, उचित ढंग से व्यवस्थित करना और रिकार्ड को नष्ट करना जिसको रखने की अवधि समाप्त हो गई है;

    7) विनियमो की पुस्तको, सेना अनुदेशो, सेना आदेशों आदि को प्राप्त करना, वितरित करना और सही करना;

    8) फार्मों आदि के मुद्रण का प्रबन्ध करना ।

    02.

    प्रशासन अनुभाग

    1) कर्मचारी वर्ग की आवश्यकता, भर्ती तैनातियाँ और स्थानांतरण, स्थायीकरण वेतन, वेतन वृद्धियों, पदोन्नतियां, छुट्टी, सेवा शर्तों और अधिकारियों तथा कर्मचारी वर्ग को सेवा निवृत्ति सहित कार्यालय और उसके उप कार्यालयों का सामान्य प्रशासन;

    2) आचरण और अनुशासन;

    3) गोपनीय रिपोर्टें;

    4) विभागीय परीक्षाएं;

    5) ड्यूटी भत्ते;

    6) सेवा प्रलेखों का रख-रखाव;  

    7) कार्यालय सुरक्षा और कार्यालय की इमारत, उसमें स्थित फर्नीचर, टाइपराइटरों, अनुलिपित्रों तथा अन्य मशीनों आदि की देखभाल;

    8) रक्षा लेखा नियंत्रक तथा रक्षा लेखा संयुक्त नियंत्रक को सम्बोधित कार्यालय में गुप्त, गोपनीय और अर्ध-सरकारी पत्रों की डायरी करना और उन्हें बांटना;

    9) कार्यालय के राजपत्रित और अराजपत्रित कार्मिकों के वेतन बिल तैयार करना (कुछ कार्यालयों में सुविधा की दृष्टि से कार्यालय के राजपत्रित अधिकारियों के वेतन बिल वेतन अनुभाग द्वारा तैयार किए जाते हैं;

    10) स्थायी, पेशगी और कार्यालय का आकस्मिक तथा विविध व्यय;

    11) नगदी राशि की अभिरक्षा, संवितरण और गिनती करना;

    12) रोकड़ बही और अन्य संबंधित रजिस्टरों का रख-रखाव;

    13) अधिकारियों तथा कर्मचारीवर्ग के यात्रा भत्ता दावों की संविक्षा और पत्रि-हस्ताक्षरण;

    14) कार्यालय के राजपत्रित और अराजपत्रित स्टाफ के पेंशन दावे तैयार करना तथा उनकी सेवा के सत्यापन से संबंधित सभी कार्य;

    15) चिकित्सा व्यय की प्रतिपूर्ति के बिल;

    16) पेशगी वेतन और यात्रा भत्ते का भुगतान, सामान्य भविष्य निधि से अस्थायी पेशगी तथा बीमा पॉलिसियों में रुपया लगाने के लिए सामान्य भविष्य निधि से आहरण;

    17) राजपत्रित और अराजपत्रित स्टाफ को वाहन खरीदने के लिए पेशगियां;

    18) रक्षा लेखा विभाग को और रक्षा लेखा विभाग से उधार दी गई सेवा वाले कर्मचारियों के अवकाश वेतन तथा पेंशन अंशदान का भुगतान और वापसी;

    19) विभाग से बाहर नौकरी के लिए आवेदन पत्र;

    20) शीर्ष 4 (क) और (ग) के अंतर्गत स्थानीय रूप से नियंत्रित शीर्षों के बजट प्राक्कलन और रक्षा लेखा विभाग की नगदी ज़रूरतों का प्राक्कलन तैयार करना;

    21) सुख-सुविधाओं के लिए सहायता अनुदान का नियंत्रण और वितरण;

    22) डाक जीवन बीमा में अंशदान करने के लिए आवेदन पत्र;

    23) स्थानीय लेखा-परीक्षा और निरीक्षण से संबंधित कार्य;

    24) स्थानीय लेखा परीक्षा अधिकारियों और अन्य रक्षा लेखा नियंत्रकों से प्राप्त उपभोक्ता यूनिटों के वाउचरों को भेजना ।

    03. लेखा अनुभाग

    1) प्रेषण शीर्षों से संबंधित पंचिंग माध्यमों और समर्थन वाउचरों से अनुसूचियाँ तैयार करना ।

    2) कर्ज शीर्ष रजिस्टरों का रख रखाव ।

    3) रक्षा प्रोफोर्मा लेखा कार्यविधि के अंतर्गत लेन देन का निपटान करना ।

    4) नियंत्रकों को लेखा पुस्तकों में निकाले गए शीर्षों के साथ, रिज़र्व बैंक ऑफ इंडिया के अंत शेषों के मासिक विवरण के अनुसार आए शेषों का समाधान करना ।

    5) रक्षा प्रोफोर्मा लेखा के अंतर्गत "बैंकों / खज़ानों में प्रेषण" चैक और बिल "रिज़र्व बैंग उचंत" "रिज़र्व बैंक विशिष्ट लेन देन" और "रिज़र्व बैंक उचंत अवर्गीकृत" तथा "राज्यों आदि के साथ प्रेषण शीर्ष लेखे" उचंत शीर्षों से संबंधित बकाया की निकासी पर नज़र रखना ।

    6) रक्षा लेखा विभाग की प्राप्तियों और व्यय से संबंधित लेन देन का लेखांकन और समायोजन ।

    7) इंग्लैंड में हुए भारत में समायोजन रक्षा संबंधी लेन देन तथा यू.के. सरकार के बदले रक्षा लेखा अधिकारियों द्वारा भारत में किए गए भुगतान का समायोजन ।

    8) रक्षा लेखा नियंत्रकों के बीच विनिमय लेखों से संबंधित लेन देन का तरीका नियत करना ।

    9) उस बजट प्राक्कलन को तैयार करना और प्रस्तुत करना जिसके लिए रक्षा लेखा विभाग ज़िम्मेदार है ।

    10) स्थानीय रूप से नियंत्रत शीर्षों से संबंधित आबंटन के व्यय की प्रगति पर नज़र रखना तथा स्थानीय नियंत्रण प्राधिकारियों को व्यय का मासिक विवरण भेजना और उनसे प्राप्त बजट प्राक्कलन की जांच करना ।

    11) रेजीमेंटल निधियों की बैंकिंग ।

    12) विनियोजन रिपोर्टें तैयार करना ।

    13) संकलन का पुनरीक्षण ।

    14) सैनिक खातों का रख-रखाव ।

    15) रक्षा और रक्षा लेखा विभाग से संबंधित शेषों का पुनरीक्षण तैयार करना ।

    16) "16-अन्य दायित्वों पर ब्याज" शीर्ष के अंतर्गत व्यय का वार्षिक विवरण तैयार करना ।

    17) रक्षा सेवाओं के समेकित, संतुलित वार्षिक लेखे की जांच करना ।

    18) भारतीय आयुध विभाग भविष्य निधि और अंशदायी भविष्य निधि से संबंधित लेखे का रख रखाव ।
    04. संवितरण अनुभाग

    1) भुगतान करने के लिए प्राधिकृत संवितरण अधिकारियों के पत्र में, बैंक और खज़ानों में नगदी समनुदेशन का प्रबंध करना;                     

    2) चैक पैडों और चैक बुकों का मांग पत्र भेजना तथा उनकी अभिरक्षा व लेखाकार का प्रबन्ध करना;

    3) अन्य अनुभागों से प्राप्त, पास किए गए बिलों का भुगतान करना;

    4) चैकों और चैक स्लिपों का प्रेषण;

    5) प्रत्येक अनुभाग के लिए अलग-अलग अनुसूची -III (भा.से.फा.(र.ले.वि.)---345) तैयार करना और अनुसूची की एक प्रति हालरेथ सैकशन को अग्रेषित करना;  

    6) दैनिक भुगतान शीटों और III अनुसूचियों के बीच किए गए समाधान के दैनिक रिकॉर्ड रखना;

    7) स्थानीय लेखा परीक्षा अधिकारियों, सैनिक इंजीनियरी सेवा के यूनिट लेखाकारों और अन्य रक्षा लेखा नियंत्रकों को, उनके लेखा परीक्षा क्षेत्रों में स्थिति यूनिटों और विरचनाओं की जारी किए चैकों से संबंधित चैक स्लिपों की अनुलिपियॉ भेजना ।

    05. विविध/प्रकीर्ण अनुभाग

    1) यूनिट भत्तों के आकस्मिक और विविध प्रकार के व्यय बिलों और विविध दावों की लेखा परीक्षा और भुगतान ।

    2) सैनिक भूमि और छावनी विभाग द्वारा भूमि और मकानों के अधिग्रहण और निपटारे से संबंधित प्रभारी की लेखा परीक्षा ।

    3) अनुदानों जैसे सुख-सुविधाओं अनुदान, प्रशिक्षण अनुदान, एसाल्ट-एट-आर्म्स अनुदान आदि अनुदानों से भुगतान किए गए प्रभारों की लेखा-परीक्षा ।

    4) लेखन सामग्री और स्थानी छपाई की स्थानीय खरीद के बिलों की लेखा परीक्षा और भुगतान ।

    5) मानचित्र सप्लाई करने के लिए भारत सर्वेक्षण विभाग को भुगतान ।

    6) विदेश स्थित भारतीय सैनिक सहचारियों/सलाहकारों द्वारा किए गए आकस्मिक और विविध व्ययों की लेखा-परीक्षा ।

    7) रक्षा मंत्रालय के पदक अनुभाग को पदकों और अलंकरणों के बनवाने की लागत और आकस्मिक और विविध व्ययों के दावों का भुगतान और उनकी लेखा परीक्षा ।

    8) रक्षा मुख्यालयों द्वारा भेजे जाने वाले डाक थलों पर डाक व्यय और हवाई डाक फीस डेबिटों का समायोजन ।

    9) छावनी बोर्डों के लेखों की लेखापरीक्षा करने पर रक्षा लेखा विभाग द्वारा वसूल की जाने वाली लेखापरीक्षा फीस ।

    10) भा.से.फा.एफ.-1036 पर अग्रदाय पेशगियों का भुगतान ।

    11) पूर्व लेखा परीक्षित बिलों की अर्ध-वार्षिक लेखा-परीक्षा ।

    12) इस अध्याय के अनुबंध "क" के अनुसार प्रशासन अनुभाग को दिए गए अन्य रक्षा लेखा नियंत्रक के कार्यालय के आकस्मिक और विविध व्ययों के बिलों की पश्च लेखा-परीक्षा ।

    13) भर्ती अफसर गोरखा और नेपाल स्थित भारतीय दूतावास की इच्छा पर नकदी समनुदेशनों का रखना, उनके द्वारा भेजे गए नकदी लेखों की लेखा-परीक्षा  और अन्य भर्ती अफसरों को स्थायी पेशगियों का भुगतान ।

    14) भारत और ऑस्ट्रेलिया के बीच रक्षा सेवाओं से संबंधित ल्र्न देनों का निपटारा ।

    15) विविध प्रकार के ठेकों जैसे चुने हुए केन्द्रों पर मैस के ठेके, बाल कटाई और धुलाई और मल सफाई सेवाओं के करारों की संवीक्षा ।

    06. भंडार ठेका अनुभाग

    1) ठेकों को मंज़ूरी मिलने और प्रशासनिक अधिकारियों द्वारा कार्यान्वित करने से पहले निविदाओं के तुलनात्मक विवरण को संवीक्षा करना ।

    2) पूरे किए गए ठेका करारों, संशोधनों, दरों में वृद्धि करने के मामलों, ठेका बढ़ाने से संबंधित मामले आदि की संवीक्षा करना ।

    3) की गई पूर्तियों (सप्लाई) या सेवाओं से संबंधित दावों की लेखा-परीक्षा और भुगतान करना ।

    4) स्थानीय खरीद के वाउचरों आदि की स्थानीय लेखा-परीक्षा अधिकारी की क्रेडिटों के सत्यापन और उनकी वापसी पर निगाह रखने के लिए भेजना ।

    5) ठेकेदारों को ज़मानत जमा की प्राप्ति और वापसी से संबंधित सारे कार्य करना ।

    07. भंडार लेखा-परीक्षा अनुभाग

    1) सैनिक फार्मों और अश्व डिपो के चालु नकदी लेखे ।

    2) बेकरियों के मासिक लेखे और वार्षिक उत्पादन लेखे ।

    3) दरों के प्रकाशन और परिशोधन, भुगतान निर्गम वाउचरों, हानि विवरणों, सेवा परिवहन मांग पत्रों आदि का मूल्य निर्धारण करना उनके संबंध में आंकड़े रखना और उनकी लागत का समायोजन करना ।

    4) विक्रय लेखों की लेखापरीक्षा और नीलाम कर्ताओं के कमीशन के बिलों की लेखापरीक्षा करना और उनका भुगतान करना ।

    5) आयतित सामानों के बीजक और पैकिंग लेखे ।

    6) सीमा शुल्क प्रभार ।

    7) समुद्री भाड़े और घाट भाड़े बिलों का भुगतान ।

    8) भारत में सामानों की केन्द्रीय खरीद ।

    9)निम्नलिखित की खज़ाना रसीदों का समायोजन :-           (क) अस्पताल में भर्ती किए गए गैर-हक़दार कार्मिकों के बारे में अस्पताल    में ठहरने की नामावलियाँ,

    (ख) व्यक्तियों द्वारा सामान खोए जाने के कारण की गई वसूलियाँ,

    (ग) सुख-साधन प्रयोजनों आदि के लिए भाड़े पर लिया गया सरकारी परिवहन।

    10) रक्षा सेवाओं और राज्य सरकारों के बीच चिकित्सा संबंधी प्रभारों का समायोजन।

    11) क्वार्टर मास्टर जनरल के खाद्य संस्थानों से संबंधित लेन-देनों का समायोजन ।

    12) सिविल अधिकारियों को दी गई सहायता के संबंध में रक्षा सेवाओं द्वारा किए गए अतिरिक्त व्यय की वसूली ।

    13) मार्गस्थ सामानों की हानि के दावों का समायोजन ।

    14) विनिर्माता स्थापनाओं की कार्य प्रणाली का वित्तीय पुनरीक्षण ।

    08. परिवहन अनुभाग

    1) नियमों के अधीन स्वीकार्य यात्रा भत्ता संबंधी पेशगियों का भुगतान करना और उनके समायोजन पर निगरानी रखना या समायोजन के  लिए संबंधित लेखापरीक्षा अधिकारी को उनके बारे में सूचित करना ।

    2) यात्रा भत्ता संबंधी दावों (सवारी भत्ता सहित) पर कार्रवाई करना और सेना, नौ-सेना और वायुसेना के सेवा कार्मिकों और ऐसे सिविल कर्मचारी जिनको रक्षा सेवा प्राक्कलनों से भुगतान किया जाता है, के निजी परिवहन के दावे ।

    3) वार्षिक प्रशिक्षण अनुदान को डेबिट किए जाने वाले परिवहन संबंधी प्रभारों पर कार्रवाई करना ।

    4) ऐसे सेवा अफसर जो प्रशिक्षण पाठ्यक्रम पर गए हुए है, उनके दैनिक भत्ते संबंधी प्रभारों पर कार्रवाई करना ।

    5) सड़क और नदी मार्ग संबंधी वारंटों की लेखा-परीक्षा करना और जब वारंट जारी नहीं किए गए हो, तब सड़क और नदी मार्ग ।

    6) जहाजी कम्पनियों के समुद्री यात्रा के दावों की लेखा-परीक्षा करना और उनका भुगतान करना ।

    7) यात्रा नियमावली के नियम 120 के अधीन मार्ग भत्ता के दावों की लेखा-परीक्षा करना और उनका भुगतान करना ।

    8)हवाई यात्रा और हवाई भाड़े से संबंधित दावों पर कार्रवाई करना ।

    9) छुट्टी पर अपने खर्चे से रेल यात्रा करने वाले रक्षा सेवाओं के अफसरों को दी जाने वाली रेल यात्रा में रियायत से संबंधित व्यय की लेखापरीक्षा करना ।

    10) स्थानांतरण होने पर व्यवधान भत्तों से संबंधित दावों पर कार्रवाई करना ।

    11) प्रादेशिक सेना और राष्ट्रीय कैडेट कोर के अफसरों के प्रशिक्षण शिविर के भत्ते के दावों पर कार्रवाई करना ।

    12) नियमित छुट्टी पर जाने वाले सिविलियन सरकारी कर्मचारियों की यात्रा रियायत से संबंधित दावों की लेखापरीक्षा करना ।

    13) सेवानिवृत्ति होने पर सिविलियन सरकारी कर्मचारियों के यात्रा भत्ता संबंधी दावों की लेखापरीक्षा करना ।

    09. एकीकृत वित्तीय सलाह अनुभाग

    1) भंडार लेखों की स्थानीय लेखा-परीक्षा पर प्रभाव डालने वाले मामलों या स्थानीय लेखा-परीक्षा अधिकारियों द्वारा की जाने वाली अन्य जाँचों आदि से संबंधित सरकारी पत्रों की प्राप्ति, जाँच और परिचालन ।

    2) जहाँ व्यावहारिक हो, वहाँ अधिक से अधिक मित्त्व्ययिता का मार्ग और उपाय ढूंढने के लिए रक्षा व्ययों की जाँच ।

    3) स्थानीय लेखा-परीक्षा अधिकारियों/क्षेत्रीय लेखा-परीक्षा अधिकारियों और मुख्य कार्यालय के लेखा-परीक्षा अनुभागों से वित्तीय सलाह के उद्देश्य से प्राप्त महत्वपूर्ण बातों को जांच पड़ताल करना ।

    4) प्रदत्त वित्तीय अधिकारो का इस्तेमाल करने के लिए सशस्त्र सेना मुख्यालय से निम्न श्रेणी के सक्षम प्राधिकारियों द्वारा दी गई व्यय की मंज़ूरियों की जांच ।

    5) नियंत्रक के निजी कार्यालय के संगठन, वहाँ के बहुत से अनुभागों में होने वाले कार्यों और स्थायी लेखा-परीक्षा कर्मचारियों द्वारा किए जाने वाले कार्यों की लगातार जांच और पुनरीक्षण करना ।

    6) स्थानीय प्रशासनिक प्राधिकारियों को वित्तीय सलाह देना और वित्तीय सलाह की मदों और की गई उच्च लेखापरीक्षा की तिमाही रिपोर्ट रक्षा लेखा महानियंत्रक को भेजना ।

    7) कमान से बाहर जाने वाली या विघटित यूनिटों और विरचनाओं को विशेष रिपोर्टों और बकाया आपत्तियों का निपटान करना ।

    8) स्थानीय नमूना लेखापरीक्षा रिपोर्टें ।

    9) निदेशक लेखापरीक्षा, रक्षा सेवाओं से प्राप्त स्थानीय लेखापरीक्षा के महत्व के पैराओं को रक्षा सेवाओं की लेखापरीक्षा रिपोर्ट सम्मिलित करने के लिए प्रारूप तैयार करना ।

    10) लेखों की सामान्य स्थिति की मासिक रिपोर्ट का समेकन और सम्पादन ।

    11) वार्षिक लेखापरीक्षा प्रमाणपत्र का समेकन करना और रक्षा लेखा महानियंत्रक को भेजना ।

    12) लेखा-परीक्षा, इसमें हानि विवरणों को उच्च लेखा-परीक्षा भी शामिल है और रक्षा लेखापरीक्षा संहिता के पैरा 547 के अधीन विनियोजन लेखों में शामिल करने के लिए हानि विवरणों को तैयार करना ।

    13) लेखापरीक्षा और कार्यविधि से संबंधित अधिकारियों / क्षेत्र लेखा-परीक्षा अधिकारियों से प्राप्त होने वाले संदर्भ ।

    14) दौरा टिप्पणियाँ और पुनरीक्षण अधिकारियों की रिपोर्ट ।

    15) लेखा-परीक्षा निरीक्षण रिपोर्ट और छावनी बोर्डों का लेखा-परीक्षा टिप्पणियों और समेकित वार्षिक लेखे ।     

    10. संगठन तथा पद्धति ग्रुप

    1) नामित अनुभागों के लिए तथा कार्य के नए क्षेत्रों के लिए कार्य विवरण शीटें तैयार करना तथा विद्यमान कार्य विवरण शीटों का अध्ययन करना । विभिन्न अनुभागों को कार्य कार्य विवरण शीटों को तैयार करने के लिए रक्षा लेखा महानियंत्रक द्वारा विभिन्न रक्षा लेखा नियंत्रक नामित किए जाते हैं । 

    2) कार्य की पद्धतियों का पौकिकरण तथा कार्य की आवृत्तीय मदों के लिए ज्ञापनों का मानकीकरण । वे रक्षा लेखा नियंत्रक, जो विशेष कार्यालय नियम पुस्तकों तथा अन्य विभागीय नियम पुस्तकों के रख-रखाव तथा परिशोधन के लिए जिम्मेदार है, इन नियम पुस्तकों के अंतर्गत आने वाले कार्यालयों अनुभागों में कार्य की आवृत्तीय मदों के लिए ज्ञापनों के मानकीकरण के लिए भी ज़िम्मेदार होंगे ।

    3) सुझाव योजना के अंतर्गत विभिन्न कार्मिकों से प्राप्त सुझावों की जांच करना तथा स्थानीय सुझाव समिति द्वारा संवीक्षा के बाद अनुमोदित सुझावों को अंतिम रूप देने के लिए रक्षा लेखा महानियंत्रक को प्रस्तुत करना ।

    4) कर्मचारी निरीक्षण कक्ष द्वारा अपेक्षित आंकड़ों तथा अन्य ब्यौरे को एकत्र करना तथा भेजना ।

    5) कार्य के निम्नलिखित क्षेत्रों में भी कार्रवाई की जाती हैं :-

    (क) स्तर लांघने का प्रारम्भ;

    (ख) फाइल करने की प्रक्रिया में सुधार करना;

    (ग) परिष्कृत कार्यालय मशीनों का उपयोग आरम्भ करना;

    (घ) आवर्त्तीय प्रकार की कार्यालय टिप्पणियों का मानकीकरण;

    (ङ) समुचित उपाय करके निपटानों में विलम्ब को दूर करना;

    (च) जहाँ कही सम्भव हो, अग्रेषण ज्ञापनों एवं टिप्पणियों का विलोपन करना;

    (छ) प्रारूप सुधारने तथा आकार कम करने के लिए मुद्रित फार्मों का पुनरीक्षण, फार्मों का संयोजन/विलोपन;

    (ज) कार्य के अधिक शीघ्र संचालन के लिए कार्यालय पद्धति की पुनर्व्यवस्था करना तथा प्रलेखों एवं अभिलेखों के परिहार्य संचालन को कम करना;

    (झ) संगठन की व्यवस्था का अध्ययन करना ताकि अड़चनें, यदि कोई हो, दूर की जा सके ।

    6) नियंत्रक के कार्यालय में किए गए संगठन एवं पद्धति अध्ययन क्षेत्रों को दर्शाते हुए रक्षा लेखा महानियंत्रक को 10 जुलाई तथा 10 जनवरी तक अर्ध वार्षिक रिपोर्ट प्रस्तुत करना ।

    11. निरीक्षण ग्रुप

    1) रक्षा लेखा नियंत्रक की ओर से मुख्य कार्यालय के विभिन्न अनुभागों तथा उनके कार्य क्षेत्र के अंतर्गत आने वाले सहायक कार्यालयों का आवधिक निरीक्षण करना ।

    2) रक्षा लेखा संयुक्त नियंत्रक / रक्षा लेखा नियंत्रक द्वारा यथावत अनुमोदित संबंधित अनुभागों / सहायक कार्यालयों को निरीक्षण रिपोर्ट जारी करना ।

    3) निरीक्षण रिपोर्टों द्वारा सूचित की गई भूलों/गलतियों को ठीक करने पर निगरानी रखने के लिए अनुवर्ती कार्रवाई करना ।

    यह सुनिश्चित करना कि ऐसी गलतियों के भविष्य में पुनरावृत्ति से बचने के लिए अनुभागों/सहायक कार्यालयों द्वारा समुचित उपचारी कार्रवाई की गई है ।

    4) अनुभागों/ सहायक कार्यालयों के किए गए निरीक्षण का रिकॉर्ड रखना ।

    5) समय समय पर जारी किए गए संशोधित आदेशों/प्रक्रियाओं के अनुसार निरीक्षण नियम पुस्तक को अद्यतन रखना ।

    6) सितम्बर तथा मार्च को समाप्त होने वाले आधे वर्ष तक किए गए निरीक्षण का ब्यौरा, ध्यान में आए मुख्य मुद्दे तथा की गई उपचारी कार्रवाई को दर्शाते हुए 31 अक्टूबर तथा 30 अप्रैल तक रक्षा लेखा महानियंत्रक को अर्ध-वार्षिक रिपोर्ट प्रस्तुत करना । 

    12. एकीकृत वित्तीय सलाह अनुभाग

    1) भंडार लेखों की स्थानीय लेखा-परीक्षा पर प्रभाव डालने वाले मामलों या स्थानीय लेखा-परीक्षा अधिकारियों द्वारा की जाने वाली अन्य जाँचों आदि से संबंधित सरकारी पत्रों की प्राप्ति, जाँच और परिचालन ।

    2) जहाँ व्यावहारिक हो, वहाँ अधिक से अधिक मित्त्व्ययिता का मार्ग और उपाय ढूंढने के लिए रक्षा व्ययों की जाँच ।

    3) स्थानीय लेखा-परीक्षा अधिकारियों/क्षेत्रीय लेखा-परीक्षा अधिकारियों और मुख्य कार्यालय के लेखा-परीक्षा अनुभागों से वित्तीय सलाह के उद्देश्य से प्राप्त महत्वपूर्ण बातों को जांच पड़ताल करना ।

    4) प्रदत्त वित्तीय अधिकारो का इस्तेमाल करने के लिए सशस्त्र सेना मुख्यालय से निम्न श्रेणी के सक्षम प्राधिकारियों द्वारा दी गई व्यय की मंज़ूरियों की जांच ।

    5) नियंत्रक के निजी कार्यालय के संगठन, वहाँ के बहुत से अनुभागों में होने वाले कार्यों और स्थायी लेखा-परीक्षा कर्मचारियों द्वारा किए जाने वाले कार्यों की लगातार जांच और पुनरीक्षण करना ।

    6) स्थानीय प्रशासनिक प्राधिकारियों को वित्तीय सलाह देना और वित्तीय सलाह की मदों और की गई उच्च लेखापरीक्षा की तिमाही रिपोर्ट रक्षा लेखा महानियंत्रक को भेजना ।

    7) कमान से बाहर जाने वाली या विघटित यूनिटों और विरचनाओं को विशेष रिपोर्टों और बकाया आपत्तियों का निपटान करना ।

    8) स्थानीय नमूना लेखापरीक्षा रिपोर्टें ।

    9) निदेशक लेखापरीक्षा, रक्षा सेवाओं से प्राप्त स्थानीय लेखापरीक्षा के महत्व के पैराओं को रक्षा सेवाओं की लेखापरीक्षा रिपोर्ट सम्मिलित करने के लिए प्रारूप तैयार करना ।

    10) लेखों की सामान्य स्थिति की मासिक रिपोर्ट का समेकन और सम्पादन ।

    11) वार्षिक लेखापरीक्षा प्रमाणपत्र का समेकन करना और रक्षा लेखा महानियंत्रक को भेजना ।

    12) लेखा-परीक्षा, इसमें हानि विवरणों को उच्च लेखा-परीक्षा भी शामिल है और रक्षा लेखापरीक्षा संहिता के पैरा 547 के अधीन विनियोजन लेखों में शामिल करने के लिए हानि विवरणों को तैयार करना ।

    13) लेखापरीक्षा और कार्यविधि से संबंधित अधिकारियों / क्षेत्र लेखा-परीक्षा अधिकारियों से प्राप्त होने वाले संदर्भ ।

    14) दौरा टिप्पणियाँ और पुनरीक्षण अधिकारियों की रिपोर्ट ।

    15) लेखा-परीक्षा निरीक्षण रिपोर्ट और छावनी बोर्डों का लेखा-परीक्षा टिप्पणियों और समेकित वार्षिक लेखे ।

    13. निर्माण अनुभाग

    1) प्रशासनिक अनुमोदन तथा तकनीकी संस्वीकृति की संवीक्षा ।

    2) विनियोजन एवं पुन:विनियोजन की जांच ।

    3) भवनों के पुन:विनियोजन विवरणी की संवीक्षा ।

    4) विध्वंस विवरणी की संवीक्षा ।

    5) एम.ई.एस. व्यय के लेखांकन तथा लेखा-परीक्षा  से संबंधित निर्धारित रिपोर्ट-रिटर्न की प्रस्तुति ।

    6) विक्रय लेखा की संवीक्षा ।

    7) एम.ई.एस. व्यय तथा एम.ई.एस. में वित्तीय स्टॉक टेकिंग की वार्षिक समीक्षा तैयार करना ।

    8) एम.ई.एस. अधिकारियों/एम.ई.ओ. को नकदी समनुदेशन की व्यवस्था ।

    9) उप-लेखा परीक्षा अधिकारी के लेखों से संबंधित कुछ समायोजन तथा ईंजिनीयर यूनिटों को जारी भंडारों की लागत का समायोजन (एफ.पी. एवं टी.जी. तथा अन्य अनुदानों को छोड़कर जिनके लिए विविध अनुभाग उत्तरदायी है) ।

    10) एम.ई.एस. से संबंधित आर.डी.आर. शीर्षों के तहत शेषों की समीक्षा तथा वार्षिक तौर पर लेखा अनुभाग को रिपोर्ट का प्रस्तुतिकरण ।

    11) एम.ई.एस. से संबंधित इनवॉइस तथा पैकिंग लेखों की प्राप्ति एवं निपटान ।

    12) अन्य नियंत्रकों से डी.आई.डी. अनुसूचियों की प्राप्ति एवं निपटान ।

    13) विभिन्न यूनिट लेखाकारों से पन्चिंग माध्यम तथा ई.डी.पी. केंद्र से मुद्रित संकलन की प्राप्ति और उनका सत्यापन ।

    14) गैरिसन ईंजिनीयर से मासिक व्यय रिटर्न की प्राप्ति तथा उनकी पावतियाँ ।

    15) डी.एल. व सी. निदेशालय द्वारा प्रदत्त संस्वीकृतियों की संवीक्षा (एम.ई.ओ. से भिन्न, जिनके लिए विविध अनुभाग उत्तरदायी है) ।

    16) डी.एल. व सी. निदेशालय तथा एम.ई.एस. द्वारा अग्रेषित सेवांत क्षतिपूर्ति दावों की संवीक्षा ।

    17) यूनिट लेखाकारों से प्राप्त मासिक ओ.आई.एस. की संवीक्षा तथा उन पर अगली कार्रवाई ।

    18) अर्ध-वार्षिक ओ.आई.एस. की तैयारी एवं उसका प्रस्तुतिकरण ।

    19) उच्च लेखा परीक्षा आपत्तियों से संबंधित मामले ।

    20) जांच लेखा परीक्षा आपत्तियाँ जिनमें निश्चित एवं सूत्रबद्ध आपत्ति सहित महत्वपूर्ण प्रारम्भिक भूल समाविष्ट हो (उपर पैरा 4 में उल्लिखित मदों को छोड़कर) ।

    21) ड्राफ्ट पैरा (उपर पैरा 4 में उल्लिखित मदों को छोड़कर) ।

    उच्च अधिकारियों को लेखा परीक्षा रिपोर्ट ।

    22) लाइसेंस फीस तथा सम्बद्ध प्रभारों की वसूली से संबंधित प्रश्न, अर्थात ए.आर.आई. क्वार्टर एवं किराया नियमों तथा अन्य संबंधित नियमों एवं आदेशों की व्याख्या

    23) संविदा की सहमति, संशोधन तथा विचलन आदेशों की संवीक्षा तथा सभी विवादित मदों एवं ठेकेदार या किसी सरकारी अधिकारी द्वारा उठाए गए शंका बिंदुओं का समाधान ।

    24) संविदा की स्वीकृति या ठेकों के कार्य से संबंधित प्रशासनिक प्राधिकारियों द्वारा समालोचित मामले ।

    25) एम.ई.एस. ठेकों से उभरने वाले दावों की लेखापरीक्षा एवं प्राधिकरण ।

    14. कार्यालय स्वचालन प्रणाली

    नियंत्रक कार्यालय में विभिन्न कार्य-मदों के स्वचालन हेतु एकीकृत कार्यालय स्वचालन प्रणाली जिसमें डाक/डायरी, चैकों को जारी करने तथा चैक लिंकिंग के पश्च भुगतान संबंधी गतिविधि इत्यादि कार्य शामिल है । इस प्रणाली में उक्त के अलावा निम्नलिखित मोड्यूल सम्मिलित है :-

    मोड्यूल 1.    आपूर्तिकर्ताओं/ सेवाओं के लिए ठेकेदारों के बिल के भुगतान का कम्प्यूटरीकरण ।

    मोड्यूल 2.   परिवहन तथा चिकित्सा अनुभाग में प्राप्त निजी दावों का कम्प्यूटरीकरण ।

    मोड्यूल 3.   डाक/डायरी तथा शिकायतों, विशेष/अ.स. पत्रों, तार, महत्वपूर्ण पत्रों इत्यादि के निपटान के अंकन का कम्प्यूटरीकरण ।

    मोड्यूल 4.   लेखा अनुभाग में चैकों का मिलान करना ।

    मोड्यूल 5.   ऋण शीर्ष रजिस्टरों का अनुरक्षण ।

    इस प्रणाली को Visual FoxPro 5 में विकसित किया गया है तथा सॉफ्टवेयर को ग्राहक-सर्वर नेटवर्क परिवेश के अधीन वितरित प्रयोज्यता के कार्यान्वयन के लिए तैयार किया गया है । यह विभाग का पहला ऑन-लाइन सिस्टम है जिसमें अधिकारी / कर्मचारियों द्वारा प्रक्रमण कार्य किया जाता है ।  ई.डी.पी. कार्मिकों का कार्य प्रणाली प्रशासन एवं अनुरक्षण तक सीमित है । यह प्रणाली बहुत ही सरल है तथा इसका प्रयोग करने के लिए केवल कम्प्यूटर संबंधी मूलभूत जानकारी की आवश्यकता है । बिलों पर किए जाने वाले लेखा-परीक्षा जांचों को व्याधित नहीं किया गया है । नियमावलियों के अनुसार विभिन्न स्तरों पर दस्तावेज़ों के प्रामाणिकरण को वैसा ही रखा गया है ।

    क्षेत्रीय लेखा कार्यालय, शिलांग के विभिन्न अनुभागों द्वारा किए जाने वाले कार्य:-

    क्रम संख्या

    अनुभाग

     

    विभिन्न अनुभागों द्वारा किए जाने वाले कार्यों का संक्षिप्त ब्यौरा

    01 वेतन अनुभाग

    1) रक्षा सेवा प्राक्कलनों से भुगतान किए जाने वाले सिविलियनों, राजपत्रित अधिकारियों और कर्मचारियों के यात्रा भत्तों और दैनिक भत्तों के अलावा वेतन और भत्तों के सभी दावों का भुगतान और लेखा परीक्षा;

    2) केन्द्रीय सरकार के सिविल विभागों और विभिन्न प्रांतीय तथा विदेशी सरकारों, सांविधिक निकायों आदि से और की सेवा उधार दिए गए सिविलियन कार्मिकों से संबंधित छुट्टी वेतन और पेंशन अंशदान की वापसी और भुगतान;

    3) वेतन बिलों या अनुभाग में कार्रवाई किए जाने वाले अन्य दावों के माध्यम से लेखे में लाए गए सभी भुगतानों और प्राप्तियों का वर्गीकरण;

    4) स्थायी अराजपत्रित सिविलियन कार्मिकों से संबंधित वार्षिक स्थापना विवरणियों की लेखा-परीक्षा;

    5) सिविलियन राजपत्रित अधिकारियों की छुट्टी के हक पर रिपोर्टों का प्रस्तुतिकरण और छुट्टी के लेखों का रख-रखाव;

    6) सिविलियन राजपत्रित अधिकारियों की सेवाओं के विवरण का रख-रखाव;

    7) उप-कार्यालयों सहित नियंत्रक के अपने कार्यालय के अधिकारियों और कर्मचारियों के वेतन बिलों का भुगतान तथा अन्य रक्षा लेखा कार्यालयों के अधिकारियों और कर्मचारियों के वेतन बिलों की पश्च लेखा-परीक्षा ।

     

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